We raken langzamerhand van ons papier af. Ook van onze verkoopfacturen. Handig, maar er zijn aandachtspunten.

Verkoopfacturen moeten aan bepaalde eisen voldoen. Zo moet ondermeer blijken wie de verzender is, welke dienst is geleverd, wat de geldelijke tegenprestatie is en wat de berekende BTW is. Dit als bewijsstuk voor het geval de vordering wordt betwist of voor de fiscale behandeling. Deze vereisten kunnen ook op digitale facturen worden opgenomen. Waar ligt dan het verschil?

Digitale stukken, waaronder verkoopfacturen, hebben vele verschijningsvormen. Te denken valt hierbij aan een worddocument, een Excel-file, een PDF, een plaatje/scan (jpeg), een factuur uit een administratiepakket of alleen een digitaal bericht dat inleesbaar is in een administratiepakket. Probleem bij digitale stukken is dat wijzigingen achteraf niet of nauwelijks zijn te herkennen.

Stel je werkt met Excel-facturen. Je plakt het eigen logo erin, mailt deze en klaar is Kees! Dit Excel-bestand is echter door de ontvanger eenvoudig te wijzigen. Even het bedrag verhogen en het bankrekeningnummer wijzigen, overmaken naar deze rekening en van een andere rekening het juiste bedrag overmaken naar de juiste rekening. Geen haan die er naar kraait. Totdat de belastingdienst de factuur met je administratie gaat vergelijken. Wie heeft er nu gelijk? Kortom, stuur alleen digitale facturen in een format dat niet of moeilijk te wijzigen valt!